KẾ TOÁN KHO: 5 NGHIỆP VỤ DỄ SAI SÓT VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH

Nhập kho, xuất kho, kiểm kê hay phân bổ chi phí đều có thể gây sai lệch số liệu. Bài viết hướng dẫn kế toán kho tránh 5 lỗi phổ biến, kèm quy trình và cách xử lý chi tiết.

Quản lý kế toán kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu giá vốn hàng bán, hạn chế thất thoát hàng tồn kho mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tuân thủ thuế. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều kế toán vẫn dễ mắc lỗi ở các nghiệp vụ cơ bản như nhập kho, xuất kho, kiểm kê, phân bổ chi phí và điều chuyển nội bộ. Bài viết này của Ketoanuuviet.vn sẽ phân tích chi tiết 5 nghiệp vụ kế toán kho dễ sai sót nhất và cách phòng tránh hiệu quả.

kế toán kho - nghiệp vụ dễ sai sót và cách phòng tránh

Bài viết này sẽ giúp tìm ra sai sót về:

  • Nhập kho sai số lượng, sai đơn giá
  • Xuất kho không kiểm tồn, sai đối tượng
  • Kiểm kê kho thiếu định kỳ, sai lệch thực tế
  • Ghi nhận sai giá trị hàng hóa.
  • Điều chuyển hàng hóa giữa kho thiếu chứng từ

📌 Tham khảo: Kế toán hàng tồn kho là gì?

1. Nhập kho sai số lượng, sai đơn giá 

Nhập kho là bước đầu tiên trong chuỗi vận hành kho. Một sai sót nhỏ tại đây có thể làm lệch hoàn toàn số liệu hàng tồn và giá vốn.

Một số lỗi thường gặp:

  • Nhập thiếu hàng nhưng vẫn ghi đủ số lượng.
  • Không đối chiếu đơn giá thực tế, ghi theo giá tạm tính.
  • Bỏ sót chứng từ như hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn VAT.

Cách phòng tránh:

  • Kiểm đếm thực tế từng thùng hàng, có đối chiếu và chữ ký xác nhận giữa kế toán – thủ kho – nhà cung cấp.
  • Xác định đúng đơn giá: kiểm tra cả giá có thuế và chưa thuế.
  • Lập phiếu nhập kho đầy đủ, đính kèm hóa đơn và hợp đồng.
  • Cập nhật phần mềm kế toán ngay lập tức, tránh dồn cuối tháng.

📌 Tham khảo: Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200

2. Xuất kho không kiểm tồn, sai đối tượng 

Xuất kho sai ảnh hưởng trực tiếp đến số dư tồn kho và gây lệch chéo giữa sổ kế toán – thực tế – chứng từ.

Các lỗi thường gặp:

  • Xuất vượt số tồn.
  • Không xác định đúng đơn vị sử dụng (phòng ban, dự án).
  • Lập phiếu xuất không đầy đủ hoặc không lập.

Cách phòng tránh:

  • Kiểm tra tồn kho trên phần mềm và thực tế.
  • Lập phiếu xuất kho chuẩn: ghi rõ mã hàng, số lượng, đơn vị sử dụng.
  • Người nhận hàng ký xác nhận đầy đủ.
  • Cập nhật phần mềm kịp thời ngay sau khi xuất.

3. Kiểm kê kho thiếu định kỳ, sai lệch thực tế 

Việc không kiểm kê kho định kỳ sẽ khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời sai sót, thất thoát.

Lỗi phổ biến Cách phòng tránh
Không có kế hoạch kiểm kê định kỳ. Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ: tối thiểu 2 lần/năm.
Nhầm lẫn vị trí để hàng, hư hỏng không được ghi nhận. Tổ kiểm kê gồm 3 người: người đếm – ghi – giám sát.
Số liệu chênh lệch nhưng không có biên bản điều chỉnh. Lập biên bản kiểm kê, đối chiếu và điều chỉnh nếu có sai lệch.

Sử dụng mẫu kiểm kê theo Thông tư 133/200

4. Ghi nhận sai giá trị hàng hóa – lỗi định khoản và phân bổ chi phí

Nếu không phân bổ đúng chi phí như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm…, giá vốn sẽ bị thấp hơn thực tế, làm sai lệch kết quả kinh doanh.

Cách ghi nhận đúng:

  • Tập hợp chi phí từ hóa đơn vận tải, phí bốc xếp thuê ngoài.
  • Phân bổ chi phí vào giá nhập kho theo trọng lượng, số lượng hoặc giá trị.
  • Hạch toán đúng tài khoản: Nợ 156 – Có 111/331.

Ví dụ: Mua 100 thùng sơn, giá 2.000.000 đồng/thùng, phí vận chuyển 1.000.000 đồng → đơn giá nhập kho là 2.010.000 đồng/thùng.

5. Điều chuyển hàng hóa giữa kho thiếu chứng từ, cập nhật lệch kho

Điều chuyển hàng hóa nội bộ nếu không được ghi nhận đúng sẽ gây lệch kho, tăng nguy cơ mất mát.

Sai sót thường gặp:

  • Không lập phiếu điều chuyển.
  • Ghi tăng kho nhận nhưng quên giảm kho xuất.
  • Ghi sai thời gian hoặc người thực hiện.

Cách phòng tránh:

  • Lập phiếu điều chuyển nội bộ: rõ ràng ngày giờ, kho chuyển – kho nhận, mã hàng, số lượng.
  • Ghi nhận đồng thời trên phần mềm để cập nhật tồn kho đúng.
  • Lưu trữ đầy đủ chứng từ, có chữ ký bên giao – nhận – kế toán.

Kết luận – Đừng để kế toán kho là điểm mù

Kế toán kho là mắt xích quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Những lỗi nhỏ trong nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển có thể dẫn tới hậu quả lớn như lệch giá vốn, sai báo cáo tài chính, vi phạm thuế.

Giải pháp hạn chế sai sót:

  • Đào tạo định kỳ cho kế toán kho và thủ kho.
  • Sử dụng phần mềm kế toán kiểm soát tồn kho: hỗ trợ kiểm tra chéo, cảnh báo tồn kho âm, phân bổ tự động.
  • Xây dựng quy trình chuẩn cho từng nghiệp vụ: từ nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển.

 

💡 Nếu bạn cần giải pháp quản lý kho hiệu quả, Kế Toán Ưu Việt sẵn sàng hỗ trợ.

📞 Hotline: 0916.49.69.79 – 0918.511.209 📧 Email: hongvo.uvc@gmail.com